Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen Plan-A IT-Consulting & Services, Inh. Christian Schröder, Willi-Dolgner-Str. 6, 06118 Halle (Saale) (nachfolgend „Plan-A“ oder „Anbieter“) und deren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) über IT-Beratung, IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit, Büroservice und die Nutzung der Software „Digitaler Aktenschrank“.

1.2 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB), juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Der Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.

1.3 Entgegenstehende oder abweichende AGB des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, Plan-A stimmt ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zu.

1.4 Individuelle vertragliche Vereinbarungen (z. B. Rahmen- oder Projektverträge) haben Vorrang vor diesen AGB.

Vertragsschluss und Angebote

2.1 Angebote von Plan-A sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

2.2 Ein Vertrag kommt zustande durch schriftliche (auch per E-Mail) Auftragsbestätigung von Plan-A, durch beiderseitige Unterzeichnung eines Projektvertrages oder durch Aufnahme der Leistungserbringung durch Plan-A.

2.3 Für die Nutzung des „Digitalen Aktenschranks“ (Software-as-a-Service) kommt der Vertrag mit Aktivierung des Nutzerkontos bzw. Ablauf einer etwaigen Testphase und Buchung eines kostenpflichtigen Tarifes zustande.

2.4 Kostenvoranschläge und Beratungsaufwände vor Auftragserteilung sind nur dann vergütungspflichtig, wenn dies vorab ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

Leistungsumfang

3.1 Der Umfang der zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus der jeweiligen Auftragsbestätigung, dem Projektvertrag oder der Leistungsbeschreibung. Mündliche Nebenabreden bedürfen der schriftlichen Bestätigung.

3.2 Plan-A ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen qualifizierte Dritte (Subunternehmer) einzusetzen, sofern dies nicht ausdrücklich ausgeschlossen wurde. Plan-A bleibt in diesem Fall verantwortlicher Vertragspartner.

3.3 Für die SaaS-Lösung „Digitaler Aktenschrank“ schuldet Plan-A die Bereitstellung der Software in der jeweils aktuellen Version über eine Netzwerkverbindung sowie die Datenspeicherung auf dem vom Auftraggeber betriebenen oder bezeichneten Server (On-Premises). Plan-A schuldet keine bestimmte Softwarefunktionalität, die über die vereinbarte Leistungsbeschreibung hinausgeht.

3.4 Plan-A behält sich vor, Leistungen und Softwarefunktionen weiterzuentwickeln, zu ändern oder einzustellen, sofern dies dem Auftraggeber rechtzeitig mitgeteilt wird und wesentliche vereinbarte Kernfunktionen erhalten bleiben.

3.5 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (z. B. Bereitstellung von Zugängen, Informationen, Ansprechpartnern, IT-Infrastruktur) sind als solche zu erbringen. Verzögerungen durch unterbliebene Mitwirkung gehen nicht zu Lasten von Plan-A.

Vergütung und Zahlungsbedingungen

4.1 Die Vergütung richtet sich nach dem jeweils vereinbarten Angebot, Projektvertrag oder der gültigen Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

4.2 Stunden- und Tagessätze für Beratungs- und Implementierungsleistungen werden nach tatsächlich geleisteter Zeit abgerechnet. Fahrt- und Reisezeiten werden zu 50 % des vereinbarten Stundensatzes berechnet; anfallende Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtung) werden nach Aufwand in Rechnung gestellt.

4.3 Lizenz- und Abonnementgebühren für den „Digitalen Aktenschrank“ werden monatlich oder jährlich im Voraus fällig, sofern nicht anders vereinbart.

4.4 Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zur Zahlung fällig. Im Verzugsfall schuldet der Auftraggeber Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB); weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.

4.5 Aufrechnung oder Zurückbehaltung von Zahlungen ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.

4.6 Plan-A ist berechtigt, Preise für laufende Leistungen und Abonnements mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Der Auftraggeber hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung.

Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

5.1 An im Rahmen eines Auftrags erstellten Werken, Konzepten, Dokumentationen und Softwarelösungen räumt Plan-A dem Auftraggeber nach vollständiger Bezahlung der Vergütung ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den vereinbarten Zweck ein.

5.2 Die Einräumung ausschließlicher Nutzungsrechte oder die Übertragung von Urheberrechten bedarf einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung und ist ggf. gesondert zu vergüten.

5.3 Für den „Digitalen Aktenschrank“ erhält der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software im vereinbarten Rahmen (Anzahl Nutzer, Mandanten). Eine Weiterlizenzierung oder Unterlizenzierung an Dritte ist nicht gestattet.

5.4 Alle Rechte an von Plan-A verwendeten Tools, Methoden, Frameworks und Eigenentwicklungen verbleiben bei Plan-A, sofern nichts anderes vereinbart ist.

5.5 Der Auftraggeber gewährleistet, dass von ihm bereitgestellte Materialien, Daten und Inhalte frei von Rechten Dritter sind oder er über die erforderlichen Lizenzen verfügt. Er stellt Plan-A von entsprechenden Ansprüchen Dritter frei.

Gewährleistung und Mängelhaftung

6.1 Bei Mängeln an erbrachten Leistungen steht Plan-A das Recht zur Nacherfüllung zu. Plan-A kann nach eigener Wahl Nachbesserung oder Neulieferung vornehmen. Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl, kann der Auftraggeber Minderung oder, im Fall wesentlicher Mängel, Rücktritt vom Vertrag erklären.

6.2 Mängel sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Entdeckung, schriftlich anzuzeigen. Erkennbare Mängel sind bei Abnahme bzw. Inbetriebnahme zu rügen; andernfalls gilt die Leistung als genehmigt.

6.3 Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt ein (1) Jahr ab Abnahme bzw. Bereitstellung der Leistung. Dies gilt nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln sowie bei Ansprüchen aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

6.4 Für die SaaS-Lösung „Digitaler Aktenschrank“ liegt ein Mangel nur dann vor, wenn die Software die in der Leistungsbeschreibung vereinbarten Funktionen nicht erfüllt. Einschränkungen der Verfügbarkeit aufgrund von Wartungsarbeiten (angekündigt oder im Notfall) stellen keinen Mangel dar.

6.5 Keine Mängelrechte bestehen, wenn der Auftraggeber ohne Zustimmung von Plan-A eigenmächtig Änderungen an der gelieferten Leistung oder Software vorgenommen hat, sofern dies den Mangel verursacht oder vertieft hat.

Haftung und Haftungsbeschränkung

7.1 Plan-A haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden und bei Übernahme einer ausdrücklichen Garantie.

7.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) — das sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertraut — ist die Haftung von Plan-A der Höhe nach auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf den Wert des jeweiligen Einzelauftrags (Nettovergütung), höchstens jedoch auf 50.000 Euro pro Schadensfall.

7.3 Im Übrigen ist die Haftung von Plan-A für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

7.4 Eine Haftung für den Verlust von Daten besteht nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Auftraggeber eingetreten wäre. Der Auftraggeber ist selbst für eine ausreichende Datensicherung verantwortlich.

7.5 Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist — soweit rechtlich zulässig — ausgeschlossen.

7.6 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen von Plan-A sowie sonstiger zur Leistungserbringung eingesetzter Personen.

Vertragslaufzeit und Kündigung

8.1 Einmalige Projektaufträge enden mit vollständiger Leistungserbringung und Abnahme. Dauerschuldverhältnisse (z. B. Support, Wartung, SaaS-Abonnement) werden auf unbestimmte Zeit oder mit einer vereinbarten Mindestlaufzeit geschlossen.

8.2 Dauerschuldverhältnisse können mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ordentlich gekündigt werden, sofern kein abweichender Zeitraum vereinbart wurde.

8.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für Plan-A liegt insbesondere vor, wenn der Auftraggeber trotz Mahnung mit fälligen Zahlungen in Verzug ist oder diese AGB in wesentlichen Punkten verletzt.

8.4 Für die SaaS-Lösung „Digitaler Aktenschrank“ stellt Plan-A dem Auftraggeber nach Vertragsende in einer Ansichtsversion zur Verfügung.Da die Daten im Netzwerk des Kunden verbleiben bedarf es keiner gesonderten Löschung seitens Plan-A. Die Daten des Auftraggebers verbleiben stets auf seinem eigenen System (On-Premises), sodass ein Datenverlust durch Kündigung nicht eintritt.

8.5 Kündigungen bedürfen der Schriftform (E-Mail genügt).

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

9.1 Beide Parteien verpflichten sich, die einschlägigen Datenschutzgesetze, insbesondere die DSGVO, einzuhalten.

9.2 Soweit Plan-A im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Dieser ist Bestandteil des Gesamtvertrages.

9.3 Plan-A erhebt und verarbeitet Daten des Auftraggebers (Kontaktdaten, Vertragsdaten) zur Vertragsabwicklung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Näheres regelt die Datenschutzerklärung auf der Website.

9.4 Im Rahmen der SaaS-Lösung „Digitaler Aktenschrank“ werden alle Dokumentendaten ausschließlich auf der Infrastruktur des Auftraggebers gespeichert. Eine Übermittlung an oder Speicherung durch Plan-A findet nicht statt.

Geheimhaltung

10.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei — insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, technische und kaufmännische Daten, Kundenlisten und Projektinformationen — streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben, sofern keine gesetzliche Offenbarungspflicht besteht.

10.2 Die Geheimhaltungspflicht gilt zeitlich unbegrenzt über das Vertragsende hinaus.

10.3 Subunternehmer und Mitarbeiter, die Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten, sind durch Plan-A entsprechend zu verpflichten.

Referenzrecht

Plan-A ist berechtigt, den Auftraggeber als Referenzkunden zu benennen und das Firmenlogo auf der Website sowie in Marketingmaterialien zu verwenden, sofern der Auftraggeber dem nicht schriftlich widerspricht. Auf Wunsch des Auftraggebers unterbleibt die Nennung jederzeit.

Schlussbestimmungen

12.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

12.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, der Sitz von Plan-A. Plan-A ist auch berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Auftraggebers zu klagen.

12.3 Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Klausel am nächsten kommt (§ 306 BGB).

12.4 Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für das Schriftformerfordernis selbst.

12.5 Plan-A behält sich das Recht vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von sechs (6) Wochen zu ändern. Der Auftraggeber wird über Änderungen per E-Mail informiert. Widerspricht er nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht wird in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hingewiesen.